Locação de equipamentos de TI: quando alugar é mais vantajoso do que comprar?

A decisão precisa considerar o período de utilização, a criticidade dos equipamentos, os serviços incluídos, os custos de manutenção, a necessidade de substituição, as condições contratuais e o impacto da obsolescência sobre a produtividade.

A pergunta correta não é apenas:

“Quanto custa a mensalidade da locação?”

A questão empresarial mais relevante é:

“Qual alternativa mantém os usuários produtivos e a operação disponível pelo menor custo total e com riscos aceitáveis?”

Equipamentos antigos também geram custos

Quando um computador continua funcionando, pode parecer desnecessário substituí-lo. Entretanto, o funcionamento básico não comprova que o equipamento ainda atende adequadamente à operação.

Um parque tecnológico envelhecido pode apresentar:

• inicialização demorada;

• lentidão na execução dos sistemas;

• travamentos;

• falhas de bateria;

• indisponibilidade para manutenção;

• incompatibilidade com softwares;

• limitações para atualizações;

• maior frequência de chamados;

• dificuldade para encontrar peças;

• consumo excessivo de tempo dos usuários;

• riscos relacionados a sistemas sem suporte.

Esses efeitos nem sempre aparecem claramente no orçamento de TI. Muitas vezes, são absorvidos pela rotina na forma de espera, retrabalho e interrupções.

Por isso, o custo de um equipamento não termina no momento da compra.

O que é locação de equipamentos de TI?

Locação de equipamentos de TI é a contratação do direito de utilizar determinados ativos durante um período, mediante condições e pagamentos definidos contratualmente.

Conforme a oferta e o contrato, podem estar envolvidos:

• fornecimento dos equipamentos;

• preparação e configuração;

• entrega;

• instalação;

• suporte;

• manutenção;

• substituição em caso de falha;

• atualização tecnológica;

• gestão do parque;

• recolhimento ao final do contrato.

Esses elementos não devem ser presumidos. Uma proposta pode incluir apenas a disponibilização do equipamento, enquanto outra pode agregar serviços de sustentação e gestão.

O portfólio oficial da Glautec apresenta, entre as soluções de locação:

• computadores;

• notebooks;

• tablets;

• coletores de dados;

• firewalls;

• equipamentos de rede.

O material também relaciona a oferta à redução do investimento inicial, à manutenção, à previsibilidade financeira, à substituição quando necessária e à gestão do parque tecnológico.

Cada característica precisa ser confirmada no escopo da modalidade efetivamente contratada.

Comprar ou alugar: não existe uma resposta universal

A compra pode ser adequada quando:

• a empresa pretende utilizar o equipamento por longo período;

• a necessidade é estável;

• existe capital disponível;

• a organização possui equipe e processos para administrar os ativos;

• o risco de obsolescência é baixo;

• manutenção e reposição podem ser gerenciadas internamente;

• o custo total projetado é mais favorável.

A locação pode ser adequada quando:

• a empresa precisa preservar caixa;

• pretende evitar um desembolso inicial elevado;

• necessita de equipamentos por prazo definido;

• deseja maior previsibilidade;

• prevê crescimento ou redução do quadro;

• precisa substituir ativos com frequência;

• não quer administrar manutenção e descarte;

• considera valioso ter suporte e reposição previstos;

• necessita padronizar rapidamente o parque.

A decisão deve ser feita por categoria de equipamento e contexto de uso. Uma empresa pode comprar servidores específicos, alugar notebooks e adotar outra modalidade para equipamentos de automação ou rede.

Investimento inicial e custo total não são a mesma coisa

Uma comparação limitada ao preço de compra e à soma das mensalidades pode conduzir a uma conclusão incompleta.

Custos que podem existir na compra

• preço dos equipamentos;

• frete;

• preparação;

• instalação;

• licenciamento;

• garantia adicional;

• manutenção;

• peças;

• equipamento de reserva;

• suporte;

• administração do inventário;

• armazenamento de ativos substituídos;

• seguro, quando aplicável;

• descarte;

• renovação futura;

• perda decorrente da indisponibilidade.

Custos que podem existir na locação

• mensalidades;

• implantação;

• serviços adicionais;

• licenças não incluídas;

• frete;

• franquias ou limites;

• substituições fora das condições contratadas;

• danos;

• reajustes;

• multas;

• encerramento antecipado;

• devolução;

• extensão do contrato;

• aquisição ao final, quando prevista;

• migração para outro fornecedor.

A alternativa de menor desembolso inicial pode não ser a de menor custo total. Da mesma forma, uma solução com maior custo nominal pode reduzir riscos e despesas operacionais.

Como comparar compra e locação

Uma análise responsável pode utilizar o mesmo período para as duas alternativas.

Custo total estimado da compra

Uma estrutura simplificada é:

Compra + implantação + suporte + manutenção + substituições + administração + descarte − valor residual estimado

Custo total estimado da locação

Uma estrutura equivalente é:

Mensalidades + implantação + serviços não incluídos + reajustes estimados + custos extraordinários + devolução ou encerramento

A comparação também deve incluir efeitos operacionais que possam ser estimados de maneira responsável, como:

• tempo médio de indisponibilidade;

• disponibilidade de equipamento substituto;

• capacidade interna de suporte;

• frequência de falhas;

• tempo gasto na administração dos ativos;

• necessidade de renovação;

• impacto sobre o fluxo de caixa.

Não se deve inserir economias presumidas sem base de cálculo ou evidência.

Exemplo de estrutura de cálculo

Considere uma empresa avaliando equipamentos para utilização durante 36 meses.

Na compra, devem ser levantados:

• quantidade de equipamentos;

• preço unitário;

• configuração;

• garantia;

• implantação;

• manutenção prevista;

• equipamentos de reserva;

• suporte;

• valor residual estimado;

• custos de descarte ou revenda.

Na locação, devem ser levantados:

• mensalidade por equipamento;

• prazo;

• reajuste;

• implantação;

• manutenção incluída;

• condições de substituição;

• equipamento temporário;

• suporte;

• devolução;

• custos em caso de dano;

• condições de encerramento.

Somente depois dessa reconciliação é possível comparar as alternativas.

Uma conclusão como “a locação é 20% mais barata” não deve ser apresentada sem:

• período analisado;

• quantidade e configuração;

• serviços equivalentes;

• índice de reajuste;

• estimativa de manutenção;

• valor residual;

• tratamento tributário e contábil aplicável.

A produtividade deve entrar na análise

O equipamento é um recurso de trabalho. Quando ele não possui capacidade adequada, o impacto ocorre sobre o usuário e o processo.

A avaliação deve considerar:

• sistemas utilizados;

• quantidade de aplicações simultâneas;

• processamento necessário;

• memória;

• armazenamento;

• mobilidade;

• autonomia de bateria;

• conexão;

• periféricos;

• requisitos de segurança;

• expectativa de crescimento da carga.

Um computador com configuração insuficiente pode ser mais barato, mas provocar lentidão durante todo o contrato.

Da mesma forma, contratar equipamentos acima da necessidade aumenta custos sem benefício proporcional.

O dimensionamento deve ser feito por perfil de usuário.

Nem todos os usuários precisam do mesmo equipamento

A padronização não significa entregar a mesma configuração a todas as pessoas.

Uma empresa pode ter perfis como:

Usuário administrativo

Utiliza navegador, e-mail, sistema de gestão, documentos e videoconferência.

Usuário avançado

Trabalha com grandes planilhas, análises, aplicações simultâneas ou sistemas mais exigentes.

Usuário técnico

Utiliza ferramentas de desenvolvimento, engenharia, projetos, imagens ou outros recursos especializados.

Usuário móvel

Precisa de notebook leve, autonomia, conectividade e proteção para deslocamento.

Operação e automação

Utiliza coletores, terminais, tablets, equipamentos de PDV ou dispositivos específicos.

Os requisitos devem ser definidos antes da escolha da configuração e do modelo de contratação.

Gestão de ativos é parte da decisão

Comprar ou alugar não elimina a necessidade de saber:

• quais equipamentos existem;

• onde estão;

• quem os utiliza;

• qual é a configuração;

• quando foram entregues;

• qual é a garantia ou vigência contratual;

• quais softwares estão instalados;

• quando devem ser atualizados ou devolvidos;

• qual é sua condição;

• quem responde pelo ativo.

A ISO 55000:2024 apresenta princípios para a gestão de ativos ao longo de seus ciclos de vida, buscando aumentar o valor obtido dos ativos em relação aos objetivos organizacionais. Esse princípio é aplicável à gestão empresarial do parque tecnológico: o valor de um equipamento deve ser avaliado pelo resultado que ele sustenta durante todo o período de uso, e não somente por sua aquisição.

O NIST também ressalta que decisões empresariais sobre ativos dependem de conhecer quais dispositivos existem e qual é sua situação. Seu guia de gestão de ativos de TI inclui desktops, notebooks, servidores e equipamentos de rede e relaciona a visibilidade do parque a custos de suporte, licenciamento, vulnerabilidades e conformidade.

A locação elimina a necessidade de inventário?

Não.

Mesmo quando os equipamentos pertencem ao fornecedor, a empresa contratante precisa controlar:

• recebimento;

• usuário responsável;

• localização;

• movimentação;

• manutenção;

• substituição;

• devolução;

• incidentes;

• acesso aos dados;

• condição física;

• encerramento de vínculo do usuário.

O contrato deve esclarecer como será feita a conciliação entre:

• equipamentos entregues;

• equipamentos em uso;

• equipamentos em manutenção;

• equipamentos substituídos;

• equipamentos devolvidos;

• equipamentos eventualmente extraviados ou danificados.

A ausência de controle pode produzir cobranças indevidas, ativos não localizados e exposição de informações.

Atualização tecnológica não deve ser uma promessa genérica

A locação costuma ser associada à possibilidade de manter equipamentos atualizados. Porém, essa característica depende do contrato.

É necessário esclarecer:

• existe renovação tecnológica prevista?

• em qual momento?

• quais critérios serão utilizados?

• a substituição depende de renovação contratual?

• o novo equipamento terá configuração equivalente ou superior?

• haverá migração de dados e configurações?

• quais custos estão envolvidos?

• o equipamento anterior deve ser devolvido em qual condição?

Sem cláusula ou condição comercial específica, “equipamentos sempre atualizados” pode se tornar uma expectativa sem obrigação claramente definida.

Substituição em caso de falha também precisa ser detalhada

A promessa de substituição deve indicar:

• quais falhas estão cobertas;

• como o chamado será aberto;

• qual prazo ou objetivo de atendimento se aplica;

• se existe equipamento temporário;

• se a configuração será equivalente;

• quem realizará diagnóstico;

• quem fará a troca;

• quem migrará dados e configurações;

• quais localidades estão abrangidas;

• quais situações não estão cobertas;

• como serão tratados danos ou uso inadequado.

Equipamento substituto disponível não significa necessariamente substituição imediata em qualquer localidade ou circunstância.

O portfólio da Glautec informa substituição quando necessária e suporte especializado como diferenciais da locação. O material, contudo, não define prazos, abrangência, condições de cobertura nem responsabilidades sobre migração. Esses elementos devem constar da proposta e do contrato.

O que deve estar incluído na preparação dos equipamentos?

Antes de entregar um equipamento ao usuário, podem ser necessárias atividades como:

• identificação patrimonial;

• instalação do sistema operacional;

• aplicação de atualizações;

• instalação de ferramentas autorizadas;

• configuração de segurança;

• criação do perfil;

• ingresso no domínio ou ambiente de gestão;

• configuração de acesso;

• instalação de antivírus ou proteção de endpoint;

• criptografia;

• teste;

• registro do responsável;

• termo de entrega.

Não se deve presumir que todas essas atividades estejam incluídas na locação.

Elas podem depender de serviços de implantação, sustentação, segurança ou gestão do ambiente.

Locação e segurança da informação

Equipamentos locados processam e armazenam informações da empresa da mesma forma que equipamentos próprios.

Por isso, precisam estar submetidos aos controles aplicáveis, como:

• contas individuais;

• autenticação;

• atualizações;

• proteção de endpoint;

• criptografia, quando necessária;

• bloqueio de tela;

• restrição de privilégios;

• inventário;

• gestão remota;

• cópias de dados;

• controle de softwares;

• resposta a incidentes;

• descarte seguro das informações.

A locação não transfere automaticamente ao fornecedor toda a responsabilidade pela segurança do uso, das contas ou dos dados.

As responsabilidades precisam ser definidas entre:

• empresa contratante;

• fornecedor dos equipamentos;

• prestador de suporte;

• equipe interna;

• usuário.

O que acontece com os dados quando o equipamento é devolvido?

A devolução é um dos pontos mais importantes do ciclo.

Antes que o equipamento saia do controle da empresa, devem ser definidos procedimentos para:

• preservar os dados que precisam permanecer;

• remover contas;

• revogar acessos;

• retirar certificados;

• excluir credenciais;

• desvincular o dispositivo das ferramentas corporativas;

• apagar as informações;

• registrar a devolução;

• validar a sanitização;

• manter evidência, quando necessária.

A simples exclusão de arquivos ou a formatação convencional pode não atender a todos os requisitos de eliminação segura.

O procedimento precisa considerar:

• sensibilidade dos dados;

• tecnologia do armazenamento;

• capacidade da empresa;

• responsabilidade contratual;

• método aplicado;

• evidência fornecida;

• eventual reutilização do equipamento.

Equipamentos locados precisam ser devolvidos em qual condição?

O contrato deve estabelecer critérios objetivos.

É necessário diferenciar:

• desgaste natural;

• defeito técnico;

• dano acidental;

• mau uso;

• perda;

• furto;

• alteração não autorizada;

• ausência de componentes;

• avaria estética;

• falha coberta por garantia.

Também devem ser esclarecidos:

• acessórios que precisam ser devolvidos;

• embalagem;

• local de retirada;

• prazo;

• vistoria;

• contestação;

• cobrança;

• responsabilidade pelo transporte;

• seguro, quando aplicável.

Expressões genéricas como “devolver em perfeito estado” podem gerar divergências quando não há critérios de avaliação.

A locação evita a obsolescência?

Ela pode reduzir a exposição à obsolescência, desde que o contrato permita renovação ou substituição em período compatível com a necessidade da empresa.

A obsolescência pode ocorrer quando:

• o equipamento deixa de suportar novas versões;

• o fabricante encerra suporte;

• a capacidade se torna insuficiente;

• as aplicações passam a exigir mais recursos;

• peças ficam indisponíveis;

• a segurança não pode ser adequadamente atualizada;

• o perfil de trabalho muda.

A renovação não deve seguir apenas uma idade fixa. Ela deve considerar condição, desempenho, suporte, segurança e necessidade operacional.

Locação pode facilitar a expansão e a redução do parque?

Pode, desde que o contrato ofereça flexibilidade para alterar quantidades.

Empresas podem precisar de novos equipamentos por:

• contratação de colaboradores;

• abertura de unidades;

• projetos temporários;

• sazonalidade;

• expansão comercial;

• trabalho remoto;

• substituição de ativos próprios;

• eventos;

• implantação de novas operações.

Também podem precisar reduzir o parque após:

• encerramento de projeto;

• reorganização;

• devolução de unidade;

• diminuição da equipe;

• substituição de processo.

A proposta deve esclarecer:

• quantidade mínima;

• prazo mínimo;

• possibilidade de inclusão;

• possibilidade de redução;

• prazo de disponibilização;

• preço das novas unidades;

• tratamento das devoluções antecipadas;

• vigência vinculada ao equipamento ou ao contrato principal.

Flexibilidade não deve ser presumida quando existem obrigações mínimas de prazo e quantidade.

Locação de firewall e equipamentos de rede exige cuidados adicionais

Equipamentos de segurança e conectividade não devem ser avaliados como simples hardware.

Sua operação pode depender de:

• licenças;

• assinaturas;

• atualização;

• configuração;

• monitoramento;

• suporte do fabricante;

• política de segurança;

• administração;

• substituição;

• cópia de configurações;

• resposta a falhas.

Ao contratar firewall, switch, ponto de acesso ou outro equipamento de rede, é necessário saber:

• quem é responsável pela configuração;

• quem administra;

• quais licenças estão incluídas;

• quem acompanha atualizações;

• quem recebe os alertas;

• como ocorre a substituição;

• como as configurações são recuperadas;

• qual é a cobertura do suporte;

• o que acontece no encerramento.

O fornecimento do equipamento, por si só, não garante proteção, disponibilidade ou monitoramento.

Locação de coletores, tablets e equipamentos de automação

Em operações comerciais, logísticas e industriais, equipamentos móveis ou de automação podem estar diretamente relacionados a:

• estoque;

• separação de pedidos;

• expedição;

• conferência;

• inventário;

• atendimento;

• vendas;

• consulta de produtos;

• operação de sistemas.

A avaliação deve considerar:

• compatibilidade com o software;

• resistência;

• autonomia;

• conectividade;

• leitor integrado;

• acessórios;

• ambiente de utilização;

• proteção física;

• suporte;

• reposição;

• quantidade de reserva;

• atualizações;

• segurança dos dados.

O portfólio da Glautec inclui tablets e coletores de dados na solução de locação. Entretanto, não apresenta especificações, marcas, aplicações homologadas ou condições de suporte. Esses pontos precisam ser validados para cada projeto.

Quais são os riscos de uma locação mal contratada?

Entre os principais riscos estão:

• configuração inadequada;

• equipamentos incompatíveis com os sistemas;

• prazo contratual superior à necessidade;

• reajuste não considerado;

• indisponibilidade sem reposição compatível;

• cobrança por danos sem critérios claros;

• dificuldade para reduzir quantidades;

• responsabilidades indefinidas;

• suporte limitado;

• ausência de segurança;

• tratamento inadequado dos dados na devolução;

• dependência excessiva do fornecedor;

• custos elevados para encerramento;

• falta de documentação e inventário.

Esses riscos podem ser reduzidos por diagnóstico, especificação técnica, comparação financeira e contrato claro.

A locação tem benefícios contábeis ou tributários?

Esse ponto exige análise específica.

Não é responsável afirmar genericamente que toda locação:

• reduz impostos;

• gera benefício fiscal;

• não integra o ativo;

• é reconhecida integralmente como despesa;

• não produz obrigação contábil.

O tratamento depende da natureza do contrato, das condições pactuadas, das normas aplicáveis e das características da empresa.

O CPC 06 (R2), correlacionado ao IFRS 16, estabelece princípios para reconhecimento, mensuração, apresentação e divulgação de arrendamentos. Entre outros aspectos, a análise considera se o contrato transmite o direito de controlar o uso de um ativo identificado durante determinado período em troca de contraprestação.

Assim, qualquer alegação contábil ou tributária deve ser validada pela contabilidade e, quando pertinente, pela assessoria fiscal ou jurídica da empresa.

O que avaliar no contrato?

Uma contratação responsável deve esclarecer, no mínimo:

Objeto

• tipos de equipamento;

• marcas ou critérios de equivalência;

• configurações;

• acessórios;

• quantidade;

• condição dos ativos.

Prazo e valores

• vigência;

• mensalidades;

• reajustes;

• impostos;

• implantação;

• frete;

• serviços adicionais;

• renovação.

Entrega e aceite

• prazo;

• localidades;

• preparação;

• instalação;

• testes;

• documentação;

• critérios de aceite.

Suporte e manutenção

• canais;

• horários;

• cobertura;

• diagnóstico;

• atendimento remoto ou presencial;

• peças;

• prazos;

• exclusões.

Substituição

• hipóteses;

• prazo;

• equipamento temporário;

• equivalência;

• migração;

• disponibilidade regional.

Segurança e dados

• acesso técnico;

• confidencialidade;

• proteção;

• remoção;

• sanitização;

• evidências;

• incidentes.

Movimentação e inventário

• responsabilidades;

• comunicação;

• registros;

• auditoria;

• localização.

Danos, perda ou furto

• critérios;

• apuração;

• valores;

• seguro;

• comunicação;

• documentos necessários.

Encerramento

• devolução;

• retirada;

• vistoria;

• prazo;

• multa;

• eliminação de dados;

• acessórios;

• renovação;

• eventual aquisição.

A área jurídica deve avaliar as condições contratuais. A equipe técnica precisa validar a adequação dos equipamentos e serviços.

Como comparar propostas de locação?

As propostas precisam ser colocadas na mesma base.

Não é adequado comparar apenas o valor mensal quando uma oferta inclui suporte, manutenção e substituição e outra contempla somente o equipamento.

A comparação pode considerar:

Somente depois dessa equalização o preço se torna comparável.

Oito sinais de que a empresa deve avaliar a locação

A análise pode ser pertinente quando:

1. O parque tecnológico possui equipamentos antigos e diferentes entre si.

2. A empresa enfrenta custos frequentes de manutenção.

3. Novas contratações exigem compras emergenciais.

4. Máquinas lentas afetam o trabalho dos usuários.

5. Não existem equipamentos de reserva.

6. A organização pretende preservar recursos para outras prioridades.

7. Há dificuldade para controlar garantias, substituições e descarte.

8. A operação precisa aumentar ou reduzir equipamentos com frequência.

Esses sinais não significam que a locação será necessariamente a melhor alternativa. Indicam que vale comparar os modelos.

Quando a compra pode continuar sendo mais adequada?

A compra pode ser preferível quando:

• o equipamento será utilizado por período longo;

• a configuração permanecerá adequada;

• a empresa possui processo de gestão de ativos;

• o custo total é menor;

• existe necessidade de customização permanente;

• as condições de locação são pouco flexíveis;

• o ativo possui valor residual relevante;

• há recursos disponíveis;

• a contratação gera dependência operacional indesejada.

A locação deve ser apresentada como alternativa de gestão, e não como solução universal.

Como a Glautec atua na locação de equipamentos

O portfólio oficial apresenta o Glautec Locação como solução para empresas que buscam modernizar o parque tecnológico com menor investimento inicial.

Conforme o material, a oferta pode envolver:

• computadores;

• notebooks;

• tablets;

• coletores de dados;

• firewalls;

• equipamentos de rede;

• equipamentos corporativos;

• suporte;

• manutenção preventiva;

• substituição quando necessária;

• gestão do parque tecnológico;

• atendimento especializado.

A revista institucional também apresenta um modelo no qual a infraestrutura de hardware pode ser combinada com serviços de sustentação, manutenção, monitoramento e suporte. Contudo, o material não comprova que todos esses componentes integrem automaticamente toda contratação de locação vigente.

A definição deve começar por:

• perfil dos usuários;

• aplicações utilizadas;

• quantidade;

• localidades;

• prazo;

• criticidade;

• capacidade necessária;

• serviços esperados;

• segurança;

• regras de substituição;

• condições financeiras;

• crescimento previsto.

A pergunta decisiva

Antes de comprar ou alugar, a direção deve conseguir responder:

Qual alternativa mantém os usuários produtivos durante todo o período de utilização, com custos, responsabilidades e riscos claramente definidos?

O menor preço inicial não garante a melhor decisão.

A análise precisa equilibrar:

custo total + produtividade + disponibilidade + flexibilidade + segurança + capacidade de gestão

Próximo passo

Antes de renovar o parque ou contratar equipamentos, é necessário levantar as configurações atuais, os perfis dos usuários, as falhas recorrentes, os custos de manutenção e as necessidades de crescimento.

Converse com a Glautec para avaliar se a locação é adequada à operação da sua empresa e comparar as alternativas de forma técnica, financeira e contratual.

Modernize sua operação sem transformar equipamentos em uma preocupação. Deixa que a gente resolve.

Fabiano Stocco | Glautec Tecnologia